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Administrative Assistant (m/f)

Luxembourg Institute of Science and Technology, en abrégé LIST

Publiée: 13/02/20

Description des tâches:
L’Administrative Assistant a pour mission de fournir un support administratif au directeur de département et une assistance dans la gestion opérationnelle du département.
Principales missions :
Gestion courante, accueil téléphonique et physique
• Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques
• Accueillir les visiteurs
• Traiter le courrier entrant et sortant
• Gérer les signataires
Organisation et planification des agendas et des réunions
• Organiser l'agenda du département et les rendez-vous en fonction des priorités
• Préparer et organiser des réunions, évènements, séminaires, workshops, …
• Préparer, envoyer et suivre les commandes de catering
Gestion administrative du département
• Mettre en signature et envoyer des conventions et des contrats
• Encoder les « Purchase requisitions » dans SAP
• Gérer les fournitures de bureau
• Réaliser le suivi administratif des dossiers d’embauche des stagiaires
• Organiser la logistique liée à l’accueil et au départ de collaborateurs
• Gérer les espaces de travail, attribuer les emplacements en lien avec le service Infrastructure
• Gérer les « timesheets »
• Distribuer les chèques repas
Rédaction et mise en forme de documents
• Prendre des notes lors de réunions et rédiger des comptes rendus
• Relire et mettre en page des documents

Il est à noter que ce descriptif de poste est non exhaustif, l’Admistrative Assistant pouvant être amené(e) à accomplir d’autres missions d’assistance au département ITIS.



Études:
Niveau d'étude demandé egal Brevet de technicien supérieur (Bac+2/+3)
Métier / domaine de formation:
Diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) ou diplôme de niveau Bac en secrétariat complété par une expérience professionnelle

Autres compétences:
Compétences spécifiques
• Maîtriser les fonctionnalités avancées des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint)
• Etre orienté service client
• Etre à réactif et à l’écoute
• Démontrer d’excellentes qualités relationnelles
• Etre rigoureux
• Savoir gérer des tâches multiples et les priorités
• Respecter la confidentialité liée au métier
• Savoir informer, partager l’information et rendre compte
• Savoir gérer les situations de stress, avoir la bonne attitude pour y faire face
• Etre ouvert aux changements

Contrat proposé:
Nombre de postes: 1
Type de contrat: CDI
Lieu de travail: ESCH-SUR-ALZETTE
Heures par semaine: 40 h
Profil requis:
Année(s) d'expérience: 0 an(s)
Permis: B
Langues requises: Français - C
English - C
Contact :
  • 5, avenues des Hauts-Fourneaux
    L-4362 ESCH-SUR-ALZETTE